Privacyverklaring

Inleiding

Vertrouwen is de basis voor een organisatie die initiatieven en experimenten waardeert en leren van fouten als regel hanteert. De Huurders Vereniging Almere (HVA) koestert het vertrouwen van bewoners van woningen van Ymere en hun vertegenwoordigers in de lokale bewonerscommissies. En uiteraard het vertrouwen van medewerkers en van onze relaties en overige stakeholders.

Zorgvuldig omgaan met in vertrouwen verstrekte (persoons)gegevens staat hoog in het vaandel. Samenwerken doen we in een veilige omgeving, waarbij privacy beschermd wordt door getroffen maatregelen van het bestuur van de HVA, conform wet- en regelgeving. 

Het doel van de verwerking van persoonsgegevens door de HVA is het vorm, gestalte en invulling geven aan de statutaire doelen van de HVA. 

 

Onze privacy missie 

De bewoner van de toekomst is digitaal veel actiever en persoonsgegevens worden vaker onderdeel van de communicatie. Onze belofte aan de samenleving is een veilige omgeving om te communiceren. Veiligheid betekent dat de HVA  eisen stelt aan de eigen organisatie, bestuur en medewerkers.

Dit komt ook tot uitdrukking in onze privacy missie. 

Iedereen heeft recht op een zorgvuldige omgang met zijn persoonsgegevens. De HVA ondersteunt de behoefte aan veiligheid en zekerheid van onze relaties en medewerkers. De HVA is integer, transparant en zorgvuldig met de in bewaring gegeven persoonsgegevens.

 

Het wettelijk kader en regels 

Op het gebied van privacy en bescherming van persoonsgegevens heeft de HVA te maken met het volgende wettelijk kader:

  • Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Dit is de EU-verordening die de Wbp vervangt vanaf mei 2018.


De Autoriteit Persoonsgegevens houdt toezicht op handhaving van deze wet. Sinds 1 januari 2016 bestaat er ook een verplichting om datalekken te melden; 

 

Ons privacy beleid

Wat zijn persoonsgegevens? 

Volgens de wet zijn persoonsgegevens alle informatie die betrekking heeft op een geïdentificeerd of identificeerbaar natuurlijk persoon (de betrokkene). Dus de combinatie van naam en geboortedatum, contactgegevens, een pasfoto zijn allemaal persoonsgegevens. Hiernaast kent de wet bijzondere persoonsgegevens; dit zijn gegevens die extra gevoelig zijn en extra beschermd moeten worden. Het gaat dan om bijvoorbeeld je BSN-nummer, gezondheids- of medische gegevens en de gegevens van kinderen. 

Gronden voor de verwerking van persoonsgegevens 
Wettelijk is het toegestaan om persoonsgegevens te verwerken op de volgende gronden: 

  • De betrokkene heeft voor de verwerking zijn ondubbelzinnige toestemming verleend; 
  • De gegevensverwerking noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij betrokkene partij is of wenst te worden (bijvoorbeeld voor de huurovereenkomst of arbeidsovereenkomst); 
  • De gegevensverwerking noodzakelijk is om een wettelijke verplichting na te komen (zoals BSN registreren); 
  • De gegevensverwerking is noodzakelijk om de vitale belangen van de betrokkene of van een andere natuurlijke persoon te beschermen; 
  • De gegevensverwerking noodzakelijk is voor de behartiging van het gerechtvaardigde belang van de HVA of een derde aan wie de gegevens worden verstrekt, tenzij het belang of de grondrechten en de fundamentele vrijheden van de betrokkene, in het bijzonder het recht op bescherming van de persoonlijke levenssfeer prevaleert.

 

Wat is verwerken van persoonsgegevens? 
Onder het verwerken van persoonsgegevens verstaat de wet het verzamelen, opslaan, inzien, delen, koppelen, gebruiken, wijzigen, verwijderen enzovoort; kortom, alles wat we doen met persoonsgegevens.

Volgens de wet moet de HVA bij de verwerking van persoonsgegevens: 

  • Ten aanzien van de betrokkene rechtmatig, behoorlijk en transparant handelen; 
  • Het verzamelen van persoonsgegevens dient plaats te vinden voor uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinden; 
  • Gegevensverwerking beperken tot wat noodzakelijk is voor de doeleinden (gegevensminimalisatie); 
  • Zorgdragen voor juistheid van persoonsgegevens en deze zo nodig actualiseren; 
  • Persoonsgegevens niet langer en in een vorm bewaren dan noodzakelijk is; 
  • De beveiliging van persoonsgegevens waarborgen door het nemen van passende technische of organisatorische maatregelen; 
  • Al het bovenstaande naleven en dit kunnen aantonen; onze verantwoordingsplicht. 

 

In ons beleid wordt vormgegeven aan onze missie. De HVA hanteert de volgende uitgangspunten in het privacy beleid:

    • De HVA beperkt zich bij het verzamelen van persoonsgegevens tot enkel die gegevens die wij op rechtmatige wijze en met redelijke middelen hebben verkregen.
    • De HVA zorgt dat de door ons verzamelde persoonsgegevens beperkt blijven tot de doelen waarvoor ze worden verzameld.
    • De HVA verzamelt enkel persoonsgegevens nadat de doelen van het verzamelen afdoende en op voorhand bekend zijn gemaakt.
    • De HVA stelt geen persoonsgegevens ter beschikking voor andere doelen dan waarvoor ze zijn verzameld, behalve dan op grond van expliciet door de betrokkene gegeven toestemming en of een wettelijke verplichting.
    • De HVA zorgt dat de aan ons ter beschikking gestelde persoonsgegevens passend worden beveiligd tegen verlies, vernietiging, ongeautoriseerde toegang, ongeoorloofd gebruik, veranderingen, of terbeschikkingstelling
    • De HVA stelt zich actief op waar het bekend maken van onze vestigingslocatie betreft alsmede de aard van en reden waarom wij persoonsgegevens verwerken. 
    • De HVA zorgt dat iedere persoon die zich bij ons meldt, antwoord krijgt op de vraag of wij persoonsgegevens over hem/haar hebben; de hem betreffende persoonsgegevens kan aanvechten en indien succesvol kan eisen dat deze persoonsgegevens worden verwijderd, gecorrigeerd, aangevuld of gewijzigd.
    • De HVA zorgt dat wij op ieder moment in staat zijn verantwoording af te leggen over de wijze waarop wij als organisatie invulling geven aan ons privacy beleid.
    • De HVA zorgt ervoor dat de door ons verzamelde persoonsgegevens niet langer worden bewaard dan nodig voor het realiseren van het op voorhand aangegeven doel waarvoor ze zijn verzameld. 
    • De HVA draagt geen persoonsgegevens over naar derde landen voordat wij ons hebben verzekerd dat het ontvangende land de rechten en vrijheden waar het de verwerking van persoonsgegevens betreft, afdoende waarborgt en beveiligt.

 

Welke persoonsgegevens verzamelen we? 
De HVA verzamelt gegevens van natuurlijke personen. We verzamelen persoonsgegevens van leden van bij ons aangesloten bewonerscommissies, medewerkers en leveranciers. Als huurdersorganisatie hebben we die gegevens nodig om ons werk te kunnen doen. We gebruiken persoonsgegevens bijvoorbeeld voor het behartigen van een belang van huurders van Ymere. 

In het kader van onze dienstverlening streven we naar zo volledig mogelijke contactgegevens. We registreren E-mailadres en extra telefoonnummer zodat we huurders, contactpersonen en bewonerscommissies kunnen bereiken wanneer dat nodig is. Maar we gebruiken niet meer gegevens dan nodig zijn en beschermen de gegevens die we vastleggen zodanig dat ze niet in handen van onbevoegden kunnen komen. 

We verstrekken geen persoonsgegevens aan derden behalve als dat nodig is om ons werk te kunnen doen. Hier houden we ons strikt aan: iedereen moet in alle opzichten kunnen rekenen op vertrouwelijke behandeling van hun gegevens. 

In dit privacy beleid is vastgelegd hoe de HVA met persoonsgegevens omgaat, waarvoor deze worden gebruikt en hoe we ze beschermen. 

De HVA verzamelt diverse persoonsgegevens. Deze gegevens leggen we vast op het moment dat we een belang behartigen of op andere momenten dat er contact is met de huurder of contactpersoon. We verzamelen: 

  • Volledige naam (zowel voor- als achternaam) 
  • Geslacht 
  • Adres 
  • Telefoonnummers 
  • E-mailadres 

 

Waarom hebben we persoonsgegevens nodig?
De HVA heeft persoonsgegevens nodig om ons werk goed te kunnen uitvoeren. We gebruiken deze gegevens onder meer voor:

  • Uitvoering geven aan door huurders aangedragen thema’s; 
  • Uitvoering geven aan onze wettelijke rechten en verplichtingen; 
  • Contacten met belangenbehartigers van huurders; 
  • Contacten met medewerkers van Ymere; 
  • Vertegenwoordigen van huurders of groepen huurders van Ymere; 
  • Contacten met zorg verlenende instanties; 
  • Afhandelen van geschillen en klachten; 
  • Communicatie over al deze bovenstaande punten; 
  • Onderzoek naar de kwaliteit van onze dienstverlening; 
  • Intern beheer van de organisatie; 
  • Uitvoeren van betalingen aan crediteuren; 
  • Berekening van inkomsten en uitgaven en het laten uitvoeren van accountantscontrole; 
  • Voeren van medewerkers administratie.

 

Geheimhouding 
Iedereen die toegang heeft tot de persoonsgegevens gaat hier zorgvuldig mee om en is gebonden aan geheimhoudingsplicht. 

Toegang tot gegevens 
Alleen medewerkers die het echt nodig hebben voor hun werk hebben toegang tot persoonsgegevens en mogen deze inzien en verwerken voor zover nodig. 

Bewaartermijnen 
Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan de wettelijke bewaartermijnen. Daarna vernietigen we deze persoonsgegevens of we bewaren ze op een manier, dat ze niet meer herleidbaar zijn tot een persoon. Dit laatste doen we alleen voor statistisch of trend onderzoek. 

Beveiliging 
Wij nemen alle noodzakelijke organisatorische en technische beveiligingsmaatregelen die nodig zijn om misbruik van en ongeautoriseerde toegang tot persoonsgegevens te voorkomen.

Gegevens delen met andere organisaties 
De HVA gebruikt de verzamelde persoonsgegevens voor de eigen bedrijfsvoering. Daarvoor kan het nodig zijn om persoonsgegevens te delen met organisaties die voor ons werkzaamheden verrichten of waarmee we samenwerken.

Als een andere partij of instantie werk voor ons verricht, moet deze partij een bewerkersovereenkomst getekend hebben, waarin staat waarvoor ze deze gegevens ontvangen en mogen verwerken en hoe ze er mee om moeten gaan. 

Soms is het nodig om persoonsgegevens over en weer te delen met andere. In die gevallen moet een convenant getekend zijn waarin staat voor welk doel welke persoonsgegevens gedeeld worden en hoe er met deze gegevens wordt omgegaan. 

Verder kunnen overheidsinstanties of instanties met een wettelijke taak informatie bij ons opvragen die we verplicht zijn om te delen. 

 

Rechten van betrokkenen

Welke rechten hebben de betrokkenen
Elke betrokkene heeft het recht op inzage, verbetering, aanvulling, verwijdering, afscherming en het recht op verzet ten aanzien van de verwerking van zijn persoonsgegevens. Verzoeken tot inzage kunnen via email, de website of schriftelijk worden ingediend bij HVA.

Wanneer een verzoek tot inzage wordt gedaan krijgt de verzoeker een volledig overzicht van de verwerkte gegevens, de herkomst van de gegevens, de ontvangers van de gegevens en de doelen van de verwerking van de gegevens. 

De navolgende gegevens worden niet door de HVA overlegd: 

  • Persoonlijke werkaantekeningen en notities voor intern gebruik. 
  • Persoonsgegevens van derden, bijvoorbeeld als een klacht of verzoek ook betrekking heeft op herkenbare andere natuurlijke personen. 
  • Persoonsgegevens die worden gebruikt in het kader van de voorkoming, opsporing en vervolging van strafbare feiten en andere gevallen genoemd in de uitzonderingen van art. 23 AVG. 


Voordat een verzoek tot inzage en verzet in behandeling wordt genomen moet de betrokkene zich eerst hebben geïdentificeerd. Betrokkenen kunnen dit doen door langs te komen en ID kaart of paspoort (het origineel) te tonen. Als de betrokkene jonger is dan 16 jaar of niet handelingsbevoegd, dan moet het verzoek worden ingediend door de wettelijke vertegenwoordiger. 

Het verzoek tot inzage wordt binnen vier weken beantwoord. 

Verzoeken tot correctie en verwijdering 
Correctie van persoonsgegevens worden alleen gehonoreerd als de gegevens onjuist zijn, onvolledig zijn voor het doel waarvoor de gegevens worden verzameld of als deze niet ter zake dienend zijn of in strijd met de wet worden verwerkt. Als het correctieverzoek wordt gehonoreerd, dan zal de HVA de wijzigingen zo snel mogelijk doorvoeren. De HVA zal een eventuele wijziging ook aan derden partijen doorgeven aan wie deze gegevens in het verleden zijn verstrekt, tenzij deze kennisgeving onmogelijk is of onevenredige inspanning kost. Verwijdering doen we dan zo spoedig mogelijk.

Recht van verzet 
In verband met persoonlijke bijzondere omstandigheden kan een betrokkene in bij de wet geregelde gevallen verzet aantekenen tegen de verwerking van bepaalde gegevens. 

Het verzoek dient via email of schriftelijk en gemotiveerd te worden ingediend bij de HVA. We beslissen binnen vier weken na ontvangst van het verzoek of het verzet gerechtvaardigd is. Indien het verzet gerechtvaardigd is dan beëindigen we direct de verwerking. De HVA is niet verplicht gehoor te geven aan een verzet als het verstrekken van gegevens door de HVA wettelijk verplicht is. 

Persoonsgegevens en digitale media 
Bij het regelen van zaken of het leggen van contact met de HVA via de website geven gebruikers toestemming om hun persoonsgegevens vast te leggen. Als iemand een contactformulier op de website invult, of ons een e-mail stuurt, dan worden de gegevens bewaard zo lang als nodig is voor de volledige beantwoording en afhandeling van de vraag. 

Analytische cookies van Google 
Via onze website worden analytische cookies van het Amerikaanse bedrijf Google gebruikt. Wij gebruiken de diensten van Google om rapportages te krijgen over hoe bezoekers onze website gebruiken. Wij staan Google niet toe de verkregen Analytics informatie te gebruiken voor andere Google-diensten of anderszins voor eigen doeleinden te benutten.